Jakich dokumentów może żądać zamawiający przy wyborze wykonawców w zamówieniach publicznych

Dokumenty, których zamawiający może żądać od wykonawcy, po pierwsze mają na celu potwierdzenie spełnienia przez potencjalnego wykonawcę warunków udziału w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w tym wykazanie braku podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania (tzw. dokumenty podmiotowe), po drugie – poświadczenie, że oferowane przez wykonawcę dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez zamawiającego (tzw. dokumenty przedmiotowe).

Katalog dokumentów, jakich zamawiający może żądać od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, został określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013 r., poz. 231), które zastąpiło uprzednio obowiązujące rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. o tym samym tytule. W stosunku do dokumentów podmiotowych katalog ten – poza pewnymi wyjątkami opisanymi poniżej – ma charakter zamknięty, co oznacza, że zamawiający nie ma podstaw do żądania od wykonawców dokumentów niewymienionych w rozporządzeniu.

Ponadto, jeśli wartość zamówienia jest równa tzw. progowi unijnemu lub go przekracza, zamawiający ma obowiązek żądać od wykonawcy określonych w rozporządzeniu dokumentów przedmiotowych, a jeśli wartość zamówienia jest mniejsza od tego progu, decyzja w tym przedmiocie należy do zamawiającego. Natomiast w stosunku do dokumentów przedmiotowych zamieszczony w rozporządzeniu katalog ma charakter otwarty, czyli przykładowy, a decyzja o ich żądaniu od wykonawcy leży po stronie zamawiającego i jest niezależna od wartości zamówienia.

Wymagane od wykonawców dokumenty, w zależności od rodzaju prowadzonego postępowania o zamówienie publiczne, zamawiający wskazuje w ogłoszeniu o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert. Zamawiający nie może stworzyć jednego uniwersalnego wykazu dokumentów wymaganych od wykonawców w prowadzonych postępowaniach o zamówienia publiczne. Zobowiązany jest on każdorazowo dostosować listę wymaganych dokumentów do konkretnego zamówienia i przyjętego sposobu oceny spełniania przez wykonawcę warunków udziału.

Dokumenty potwierdzające spełnienie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu

Zamawiający może żądać od potencjalnego wykonawcy przede wszystkim dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu. Do tej grupy należą dokumenty i oświadczenia pozwalające na ocenę spełnienia przez wykonawcę warunków dotyczących:

1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności,
2. posiadania wiedzy i doświadczenia,
3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia oraz
4. sytuacji ekonomicznej i finansowej.

Zamawiający może zatem żądać od wykonawcy w szczególności:

1. dokumentów potwierdzających posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, w szczególności koncesji, zezwolenia lub licencji;
2. wykazu robót budowlanych wykonanych w ciągu ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju i wartości, daty i miejsca wykonania oraz z załączeniem dowodów dotyczących najważniejszych robót określających, czy zostały one wykonane w sposób należyty oraz wskazujących, czy zostały wykonane zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo ukończone;
3. wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych – również wykonywanych, głównych dostaw lub usług w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
4. wykazu narzędzi, wyposażenia zakładu i urządzeń technicznych dostępnych wykonawcy usług lub robót budowlanych w celu wykonania zamówienia wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi zasobami;
5. opisu urządzeń technicznych oraz środków organizacyjno- technicznych zastosowanych przez wykonawcę dostaw lub usług w celu zapewnienia jakości oraz opisu zaplecza naukowo-badawczego posiadanego przez wykonawcę lub które będzie pozostawało w dyspozycji wykonawcy;
6. oświadczenia na temat wielkości średniego rocznego zatrudnienia u wykonawcy usług lub robót budowlanych oraz liczebności personelu kierowniczego w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a w przypadku gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie;
7. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;
8. oświadczenia, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek ich posiadania;
9. sprawozdania finansowego albo jego części, a jeżeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami o rachunkowości, również z opinią odpowiednio – o badanym sprawozdaniu albo jego części, a w przypadku wykonawców niezobowiązanych do sporządzania sprawozdania finansowego – innych dokumentów określających obroty oraz zobowiązania i należności – za okres nie dłuższy niż ostatnie 3 lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – za ten okres;
10. informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawionej nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;
11. opłaconej polisy, a w przypadku jej braku – innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia.

Dokumenty dotyczące sytuacji finansowej i ekonomicznej

Jeżeli z uzasadnionej przyczyny wykonawca nie może przedstawić dokumentów dotyczących sytuacji finansowej i ekonomicznej wymaganych przez zamawiającego, może przedstawić inny dokument, który w wystarczający sposób potwierdza spełnianie opisanego przez zamawiającego warunku. Dokumenty dotyczące zatrudnienia osób niepełnosprawnych W przypadku gdy zamawiający zastrzegł w ogłoszeniu o zamówieniu, że o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, u których ponad 50% zatrudnionych pracowników stanowią osoby niepełnosprawne